Ofis Taşıma ve Mobilya Montaj Süreci Nasıl Planlanır

Ofis taşınmalarında en pahalı hata, mobilyanın yanlış seçilmesi değil geç sipariş edilmesidir. Yeni ofisin anahtarı alındıktan sonra başlayan bir mobilya süreci, üretim süresi kadar gecikmeyi otomatik olarak taşınma tarihine ekler. Bu yüzden plan ileri doğru değil, geriye doğru kurulur: taşınma tarihi sabitlenir ve bütün adımlar o tarihten geriye sayılarak yerleştirilir.

Geriye doğru takvim

Aşağıdaki takvim, orta ölçekli bir ofis taşınmasında adımların hangi sırayla ve hangi aralıkla yürüdüğünü gösterir. Süreler proje büyüklüğüne göre değişir, ancak sıralama değişmez.

Takvimin en sık kayan yeri saha hazırlığıdır. Boya kokusu geçmemiş, zemin kaplaması bitmemiş ya da priz montajı yapılmamış bir katta montaj başlatılamaz. Mobilya ekibi geldiğinde iş yapamayıp geri dönerse takvim bir hafta değil, ekiplerin programı yeniden kurgulandığı için genellikle daha uzun süre kayar.

Keşifte ölçülmesi gerekenler

Keşif, oda ölçüsü almaktan ibaret değildir. Asıl amaç mobilyanın odaya sığıp sığmadığını değil, odaya girip giremediğini anlamaktır. Ölçülecek başlıklar şunlardır:

1. Oda net ölçüleri ve tavan yüksekliği: duvar kaplaması ve süpürgelik dahil ölçülür, kaba yapı ölçüsü kullanılmaz.
2. Kapı genişliği ve yüksekliği: kanat açıkken kalan net açıklık ölçülür, kasa ölçüsü değil.
3. Asansör kabin iç ölçüsü ve kapı açıklığı: taşımanın en belirleyici ölçüsüdür. 80 santimetrelik bir asansör kapısından 180 santimetrelik tek parça bir tabla geçmez; bu durumda ya tabla demonte üretilir ya da merdiven taşıması planlanır.
4. Merdiven sahanlığı ve dönüş yarıçapı: merdivenle taşıma söz konusuysa sahanlıktaki dönüş, kapı ölçüsünden daha kısıtlayıcı olabilir.
5. Koridor genişliği ve dönüş noktaları: uzun tablaların köşe dönüşü hesaplanır.
6. Kolon, radyatör, pencere altı ve kapı açılım payları: masa hattını kesen her engel plana işlenir.
7. Priz ve data çıkışlarının konumu: masa yerleşimini bunlar belirler, tersi değil.
8. Zemin kotu farkları: özellikle eski binalarda dolap ayak ayarı bu farka göre planlanır.

Bu ölçülerin bir kısmı bina yönetiminden yazılı olarak da alınabilir. Asansör taşıma kapasitesi ve yük asansörü kullanım saatleri, montaj gününü doğrudan belirlediği için önceden sorulur.

Yerleşim planı montajdan önce onaylanır

Yerleşim planı, mobilyanın kağıt üzerindeki halidir ve montajda çıkacak sorunların neredeyse tamamı bu aşamada görülebilir. Planda kontrol edilen ölçüler şunlardır: masa arkasında en az 90 santimetre geçiş payı, ana koridorlarda 120 santimetre, masa sıraları arasında sandalye çekme payı dahil en az 135 santimetre, dolap kapağı açıldığında kapağın geçişi kapatmaması.

Planın ikinci işlevi adet kontrolüdür. Kağıt üzerinde sayılan masa ve dolap adedi, sipariş listesiyle birebir karşılaştırılır. Kurumsal projelerde en sık görülen eksik, ortak alan kalemlerinin listeye girmemesidir: yazıcı ünitesi, dolap üstü ek raf, toplantı odası kredensi ve karşılama alanı bekleme grubu genellikle son anda hatırlanır.

Montaj sıralaması

Montaj, mobilyanın kamyondan indiği sırayla değil, mekanın kurulum mantığına göre yapılır. Doğru sıra şudur:

1. Kablo ve altyapı kontrolü. Priz ve data çıkışlarının plana uyduğu doğrulanır. Bu aşamada bulunan bir hata masalar kurulmadan çözülür.
2. Duvara dayalı sabit üniteler. Dolaplar, kredens ve banko önce kurulur, çünkü duvara sabitlenirler ve konumları diğer her şeyi belirler.
3. Masa hatları. Ana masa hatları kurulur, kablo kanalları bağlanır ve tablalar hizalanır. Çoklu masa gruplarında hizalama tek tek masa kurmaktan daha uzun sürer.
4. Bölücü paneller ve separatörler. Masa hattı sabitlendikten sonra takılır.
5. Koltuk ve hareketli parçalar. En son kurulur, çünkü montaj sırasında alanı daraltırlar.
6. Temizlik ve teslim kontrolü. Ölçü ve adet kontrolü yapılır, eksik ve hasar listesi yazılı olarak çıkarılır.

Bu sıralamanın bozulduğu en yaygın durum, koltukların ilk gün gönderilmesidir. Kartonundan çıkarılmış koltuklar montaj alanını kapatır ve kurulum yavaşlar.

Çalışmayı durdurmayan taşınma

Çoğu kurum ofisi bir hafta kapatma lüksüne sahip değildir. Bu durumda montaj bölünür ve üç yöntemden biri seçilir.

Kat kat geçiş. Yeni alanın bir katı hazır hale getirilir, o kattaki departman taşınır, boşalan alan sonraki grup için kullanılır. En düşük riskli yöntemdir, karşılığında toplam süre uzar.

Departman bazlı geçiş. Birbirine bağımlı çalışan birimler aynı hafta taşınır. Muhasebe ve satın alma gibi birlikte çalışan ekiplerin farklı haftalara bölünmesi iş akışını fiilen durdurur.

Mesai dışı montaj. Kurulum akşam saatlerinde ya da hafta sonunda yapılır. Bina yönetiminin gürültü ve asansör kullanım kurallarına bağlıdır, bu yüzden önceden yazılı izin alınması gerekir.

Hangi yöntem seçilirse seçilsin, taşınma sırasında kullanılacak geçici çalışma alanı planın parçasıdır. Masası sökülmüş bir ekibin iki gün boyunca nerede çalışacağı belirlenmeden takvim kesinleşmez.

Eski mobilya ve depolama

Taşınma planının en çok atlanan kalemi eski mobilyadır. Üç seçenek vardır ve üçünün de takvimde yeri farklıdır: yeni ofiste kullanılmak üzere taşınması, elden çıkarılması ya da geçici olarak depolanması. Taşınacaksa sökme işlemi montajdan önceki hafta yapılır ve parça ölçülerinin yeni ofisin asansöründen geçtiği kontrol edilir. Elden çıkarılacaksa boşaltma tarihi bina yönetimiyle ayrıca planlanır, çünkü hacimli atık çıkışı çoğu binada belirli saatlere bağlıdır.

[MÜŞTERİ TEYİDİ BEKLENİYOR: eski mobilyanın sökülmesi, taşınması ve elden çıkarılması hizmetinin kapsamda olup olmadığı; mesai dışı ve hafta sonu montaj yapılıp yapılmadığı; günlük montaj kapasitesi (montaj ekibi sayısı ve bir günde kurulabilen masa adedi); üretim tamamlandıktan sonra teslim beklemesi gereken projelerde depolama imkanı bulunup bulunmadığı.]

Teslimde imzalanan liste

Montaj bittiğinde yapılacak kontrol gözle bakmakla sınırlı kalmamalıdır. Teslim tutanağında dört başlık yer alır: kurulan ürünlerin adet kontrolü, ölçülerin teknik çizimle karşılaştırması, yüzey hasarı ve eksik parça listesi, son olarak eksiklerin hangi tarihte tamamlanacağı. Yazılı hale getirilmeyen bir eksik, birkaç hafta sonra kimin sorumluluğunda olduğu tartışılan bir kaleme dönüşür.

Kurumsal projelerde bir başka pratik ayrıntı, yedek parça ve tekrar üretim bilgisidir. Kaplama tonu, tabla ölçüsü ve model kodu proje dosyasına işlendiğinde, ilerleyen yıllarda eklenecek masa ve dolaplar mevcut hatta aynı ölçü ve tonda üretilebilir. Bu bilgi teslim anında kayıt altına alınmazsa iki yıl sonra yapılacak ekleme neredeyse her zaman ton farkıyla sonuçlanır.

Üretim ve montaj tek elde olduğunda ne değişir

Ofis taşınmasında gecikmelerin çoğu ürünün kendisinden değil, sorumluluğun bölünmesinden çıkar. Ölçüyü alan, üreten ve monte eden farklı taraflar olduğunda sahada çıkan bir santimetrelik sapma, çözülmesi gereken bir sorundan çok kimin sorumlu olduğu tartışılan bir konuya dönüşür. Üretimin İstanbul'da kendi tesisimizde yapılması ve montajın kendi ekibimizle tamamlanması, bu tartışmayı baştan ortadan kaldırır: sahada ölçü değiştiğinde iş emri aynı hatta güncellenir. Sürecin adım adım nasıl yürüdüğünü keşif ve montaj sürecimiz sayfasında görebilirsiniz.

Yeni ofisinizin kat planını, taşınmayı hedeflediğiniz tarihi ve personel sayınızı iletirseniz geri sayım takvimini birlikte çıkaralım. Ürün gruplarını incelemek isterseniz ofis mobilyası kategorileri sayfasından başlayabilir, keşif için gün belirlemek üzere teklif formu üzerinden bize ulaşabilirsiniz.