Etkili Bir Toplantı Yönetimi Nasıl Olmalıdır?

Etkili Bir Toplantı Yönetimi Nasıl Olmalıdır?

Ofislerin bu toplantılar için uygun bir şekilde dekore edilmiş olması gerekir. Herkesin eşit mesafede olabilmesi ve dışlanma hissi veren ofis mobilyalarının tercih edilmemesi çok önemlidir.

14 Mayıs, 16:05

Ofislerde toplantılar oldukça önemlidir. Toplantılarda kararlar alınır, kararlar açıklanır, planlar konularak, planların ne kadarına ulaşıldığı, neler yapılacağı gibi iş yerinin geleceğini etkileyen pek çok konu konuşulur. Ofislerin bu toplantılar için uygun bir şekilde dekore edilmiş olması gerekir. Herkesin eşit mesafede olabilmesi ve dışlanma hissi veren ofis mobilyalarının tercih edilmemesi çok önemlidir.

 

 Etkili Toplantı İçin Gereken Ofis Tasarımı Nasıl Olur?

 Öncelikle ofislerde toplantı sırasında herkesin birbiri ile göz teması kurabileceği toplantı masaları tercih edilmelidir. Bu masalar kişi sayısına göre değişir. İki kişilik bir toplantı için yuvarlak ya da kare bir masa olması durumu olumsuz anlamda etkilemez ancak kalabalık toplantılarda bu durum oldukça elzemdir.

 Sıkışık toplantı masaları rahatsız edicidir. İnsanlar kişisel alanlarını koruma kaygısına kapılarak anlatılanlara odaklanamaz. Bu nedenle toplantı masaları yeteri kadar büyük olmalıdır. Yeteri kadar kelimesi olabildiğince büyük olarak algılanmamalıdır çünkü çok büyük toplantı masalarında kopmalar daha kolay olur.

 Üç kişilik toplantılar için dört kişilik yuvarlak ya da kare masa tercih edilebilir. Ayrıca dört kişi için de bu masa büyüklüğü yeterlidir.

 Uzun masalar genelde 20 kişiyi aynı anda toplayabilme özelliğine sahip masalardır. Bu masalarda yeterince yakın yeterince uzak kurulu uygulanmıştır. Mesafe kişiler için problem yaratmayacak şekilde, en uygun olacak aralıkta tasarlanmıştır. Masanın kısa iki ucunda birer kişi ve kenarlarda 8'er kişinin sığabileceği bir alan vardır ve toplantı için en uygun masalardan bir tanesidir.

 Oval masalarda genellikle toplantıdan kopma daha az yaşanır. Göz teması kolayca kurulur ve herkes net bir şekilde görülmektedir. Bu durum odağı canlı tutar ve toplantı verimli geçer. Masalar büyüktür, kalabalık gruplar için uygundur.

 Sunumlu toplantılarda herkesin ekranı net bir şekilde görmesine olanak sağlayacak masalar tercih edilmelidir.

 Sınıf şekliden dizayn edilmiş toplantı salonları ofis için uygun değildir. Genellikle en arkada yer alan grup toplantıdan kopuk bir şekilde vakit geçirir ve toplantıyı yapan kişi arka tarafa olan uzaklığı nedeniyle bu durumu kontrol altında tutmakta zorlanabilir.

 Sınıf şeklinde sıralanmış masalarda yapılan toplantılarda eşitlik hissi yoktur. Ön taraflarda protokole benzeyen bir yapı oluşur ki bu durum ofis çalışanları için negatif etki unsurudur. Eşitlikçi yaklaşım çalışanları iş yerine bağlar, motivasyon kazandırır ve çalışan değişim oranını düşürür.

 Çalışma alanı içerisinde önemsiz gibi görünen pek çok nokta büyük önem taşır. Sizler için tasarladığımız ofis mobilyaları ve toplantı masaları gibi seçimler kurum kültürünü yansıttığı için daima bir mobilyadan daha fazla mesaj barındırır.